Pengertian Surat
Dalam berkomunikasi,
manusia saling memberikan informasi. Pemberian informasi oleh manusia dilakukan
dengan dua cara, yaitu secara lisan maupun tulisan. Informasi secara lisan
terjadi jika si pemberi informasi saling berhadapan baik langsung maupun tidak
langsung. Proses komunikasi tersebut dapat dilakukan dengan cara berbicara
melalui telepon, radio, televisi, dan sebagainya. Namun jika tidak dapat
berhadapan komunikasi dapat dilakukan melalui surat. Surat adalah salah satu
sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak (orang,
instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau
organisasi).
Sebagai sarana tertulis,
surat memiliki format penulisan, terutama surat resmi atau dinas. Dengan adanya
format surat, penulisan surat menjadi teratur, bagian-bagian surat tidak
ditulis sembarang melainkan ditempatkan sesuai ketentuan. Bentuk penulisan
surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
bentuk
lurus penuh (full block style)
bentuk
lurus (block style)
bentuk
setengah lurus (semiblock style)
bentuk
lekuk (indented style)
bentuk
paragraf menggantung (hanging paragraph)
Bentuk setengah lurus atau semiblock style
terdapat dua jenis, yaitu bentuk Indonesia lama (versi a) dan bentuk Indonesia
baru (versi b). Berdasarkan pengamatan dalam pemakaian bentuk surat,
surat-surat resmi Indonesia lama banyak menggunakan format versi a, sedangkan surat-surat resmi Indonesia baru
menggunakan format versi b. Dalam kaitan
dengan format surat, Pusat Bahasa dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari
melazimkan format setengah lurus versi b. Dan, Pusat Bahasa menganjurkan kepada
masyarakat, melalui penyuluhan bahasa Indonesia di berbagai instansi,
penyuluhan bahasa Indonesia melalui telepon atau melalui surat, untuk
menggunakan format setengah lurus b karena ini dianggap lebih efisien dan lebih
menarik.
Berikut
ini contoh-contoh format surat yang dimaksud di atas.
Format Lurus Penuh (Full block
style)
KOP SURAT
 |
|
|
Tanggal :
Nomor Surat :
Lampiran :
Hal :
Yth………………..
……………………
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Salam Penutup
Tanda Tangan
Nama Penanda Tangan
Nama Jabatan
Tembusan
………….
Inisial
Format Lurus (Block style)
KOP SURAT
|
|
|
Nomor Surat : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth………………..
……………………
Salam Pembuka,
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Salam Penutup
Tanda
Tangan
Nama
Penanda Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan
………….
Inisial
Format Setengah Lurus versi a (Indonesia lama)
KOP SURAT
|
|
|
Nomor Surat : Tanggal
Lampiran :
Hal :
Yth………………..
……………………
Salam Pembuka,
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Salam
Penutup
Tanda
Tangan
Nama
Penanda Tangan
Nama
Jabatan
Tembusan
………….
Inisial
Format Setengah Lurus versi b (Indonesia baru)
Format Lekuk(Indented Style)
Format
Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
C. Jenis-Jenis Surat
1. Surat Pribadi
Surat
pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat
berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang
tuanya atau surat kepada teman.
Ciri-ciri surat pribadi seperti
berikut.
Tidak
menggunakan kop surat/kepala surat
Tidak
menggunakan nomor surat
Salam
pembuka dan penutup surat bervariasi
Penggunaan
bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
Format
surat bebas
2. Surat Resmi
Surat
resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik
yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.
Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri
surat resmi, seperti berikut.
Menggunakan
kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum,
dengan hormat, hormat kami
Menggunakan
bahasa dengan ragam resmi atau baku
Menggunakan
cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
Penulisan
surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)
3. Surat Dinas
Surat
dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari
kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik
swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan
surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran
pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri
surat dinas, seperti berikut.
Menggunakan
kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
Menggunakan
nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan
salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat,
hormat kami
Menggunakan
bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan
cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
Format
surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan
format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.
Penggunaan
Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan
bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat.
Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada
keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis surat untuk
orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan
menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang
bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan
cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi
atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal.
Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung
menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan
karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi
yang bersifat resmi atau kedinasan.
Berikut
contoh surat pribadi, resmi, dan dinas.
Contoh
surat pribadi:
Bandung, 1 Juni 2007
Menjumpai
Kakakku
Wisnu
Di
Jakarta
Assalamu’alaikum
wr.wb.
Apa kabar, Kak? Sehat-sehat saja, kan? Maaf ya, Kak baru kali ini Rina
baru bisa kirim kabar. Harap maklum, karena Rina sibuk belajar untuk menghadapi
ujian akhir semester. Oh iya, bagaimana keadaan Kakak sekarang, mudah-mudahan
selalu sehat juga baik-baik saja dan pekerjaan Kakak berjalan dengan lancar.
Ibu dan Bapak alhamdulillah kabarnya baik-baik saja. Mereka kirim salam
buat Kakak dan mereka pesan supaya Kakak jaga kondisi tubuh dengan baik dan
jangan lupa beribadah yang paling utama. Kak, Bapak dan Ibu sekarang aktif lho
berolahraga. Mereka setiap pagi rajin jalan pagi, malah sekarang mereka ikut
senam jantung sehat yang diadakan di lapangan RW kita. Kak, sebentar lagi, kan
bulan Ramadhan. Kakak pulang ke Bandung atau tidak? Supaya kita bisa berkumpul
kembali sama-sama berpuasa dan buka puasa bareng-bareng. Oh iya, Kak, kalau
Kakak memang nggak bisa datang di bulan Ramadhan nanti, Rina harap kakak
usahakan datang sebelum hari raya Idul Fitri, ya.
Kalau Kakak mau pulang ke Bandung, tolong sebelumnya kasih kabar dulu,
ya. Supaya kita bisa jemput di stasiun. Kak, udahan dulu, ya. Kita di sini
selalu berdoa kepada Allah supaya Kakak selalu diberikan kesehatan, kemudahan
dalam pekerjaan, dan sukses selalu. Cukup sekian dulu, Kak, lain waktu
disambung lagi.
Wassalamualaikum
warahmatullahi wabarakatuh
Adikmu
Ttd
Susilawati
Contoh
Surat Resmi Pemberitahuan:
D. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat
lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu
perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran
yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran
pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca,
dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.
Bagian
surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
Tempat
dan tanggal penulisan surat
Perihal
Alamat
surat
Salam
pembuka
Pembuka
surat
Tujuan
surat lamaran pekerjaan
Identitas
pelamar
Penutup
surat
Tanda
tangan dan nama jelas pelamar
Penulis
surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi rambu-rambu berikut ini.
Jika
ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan
kertas berkualitas baik.
Jika
diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
Bersih,
tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
Sifatnya
optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
Sapaan
yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak
disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.
Selain
itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
Bahasa
yang digunakan sopan dan simpatik.
Kalimat
yang digunakan efektif dan komunikatif.
Menggunakan
bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.
Surat
lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya
lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat
diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada
juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar
sendiri.
Contoh surat lamaran pekerjaan yang umum:
Perihal : Lamaran pekerjaan Jakarta,
20 Mei 2007
Yth. Pimpinan PT Wahana Karya
Jalan Pemuda I no. 10 Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan
pengumuman yang dimuat pada harian umum Merdeka, tanggal 16 Mei 2007, dengan
ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian Marketing di PT
Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin.
Data diri saya sebagai berikut.
Nama : Sinta Nur
Ramadhani
Tempat,
tanggal lahir : Jakarta, 8
September 1982
Pendidikan
terakhir : Sarjana Ekonomi
Universitas Indonesia, Jakarta
Alamat : Jalan Lembah
Griya Indah No. 10, Depok
Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya
lampirkan :
1.
satu
lembar daftar riwayat hidup
2.
satu
lembar fotokopi ijazah terakhir
3.
satu
lembar transkrip nilai
4.
tiga
lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer dan bahasa Inggris
5.
satu
lembar fotokopi KTP
6.
dua
lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm
7.
satu
lembar surat pengalaman kerja.
Demikian
surat lamaran ini saya sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari
Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.
Hormat
saya,
Ttd.
Sinta
Nur Ramadhani
Contoh: Surat lamaran model gabungan dengan
daftar riwayat hidup:
Hal :
Lamaran Pekerjaan Jakarta,
20 mei 2006
Yth. Pemasang Iklan
PO Box 4853
Jakarta 11048
Dengan hormat,
Setelah
membaca iklan perusahaan Bapak/Ibu yang dimuat di harian sore Suara Pembaruan,
18 Mei 2006, dengan ini saya mengajukan permohonan sebagai staf Akunting.
Adapun keterangan mengenai diri saya adalah
sebagai berikut.
Nama
:
Ellis Fitriani
Tempat/tanggal lahir : Semarang, 10 Agustus 197
Alamat
:
Jalan Kroya, No. 50 Jakarta
Pendidikan
: Tahun 1989, tamat SMP
Negeri 10 Jakarta,
tahun 1992, tamat
SMA Negeri 58 Jakarta,
tahun 1996, tamat
Akademi Perbankan Nasional Jakarta.
Pengalaman Kerja : Tenaga Pembukuan pada CV CENTRAL ASIA
Semarang selama 2
tahun, Staf
Akuntansi PT Citra Jakarta selama 3 tahun
Hobi
: Membaca
Referensi
: Drs.
Suparman Kepala Bagian Personalia CV CENTRAL ASIA
Semarang, tlp
(024) 332115 / Wijaya Akt. Akuntan PT Citra Jakarta
tlp (021) 551223
Selain
itu, saya dapat mengoperasikan komputer Microsoft Word, Excel, Access, dan
mampu berbahasa inggris lisan dan tulisan. Untuk melengkapi surat lamaran ini,
saya lampirkan pula syarat-syarat yang diperlukan.
Atas kebijakan Bapak, saya ucapkan terima
kasih.
Hormat
Saya
Ttd
Ellis
Fitriani
Lampiran :
1.
Fotokopi
ijazah Akademi Perbanas
2.
Fotokopi
sertifikat kursus komputer
3.
Fotokopi
sertifikat kursus bahasa Inggris
4.
Surat
pengalaman kerja
5.
Surat
keterangan sehat
6.
Pasfoto
ukuran 4 x 6 (2 lembar)
E. Surat Undangan
Undangan
berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil.
Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata
benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir
pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat
undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan
susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan
dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi
undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan
akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar
penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
1. Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
nama
badan usaha,
(alamat
badan usaha,
nomor
telepon,
nomor
kotak pos,
identitas
lainnya,
tanggal
surat,
nomor
yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
salam
pembuka,
alasan,
hari
dan tanggal,
waktu,
tempat,
acara.
c. Penutup/Kaki
Surat
nama
badan usaha,
jabatan,
nama
jelas,
nomor
induk pegawai,
tembusan.
Contoh :
Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha
F. Surat
Edaran
Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar atau
berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut
dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.
1.
Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi Surat edaran adalah surat
pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini
berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk
mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi
surat edaran:
di
kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk,
penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
di
perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau
pengumuman.
Macam
surat edaran:
1.
Surat
edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia
yang bersifat nasional.
Misalnya:
edaran
tentang perayaan hari besar nasional
edaran
tentang sensus penduduk
edaran
tentang Pemilu
2.
Surat
edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang
pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.
Misalnya,
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:
petunjuk
kenaikan kelas
petunjuk
UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk
penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.
3.
Surat
edaran dari perusahaan, terdiri atas :
Surat
edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu
lingkungan tertentu
Surat
edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil
produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.
2.
Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah Bagian-bagian surat ini adalah
sebagai berikut.
a.
Kepala surat
Tulisan
“EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.
Sebelah
kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
Sebelah
kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.
b.
Isi surat edaran/batang tubuh Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
pendahuluan
inti
penutup
c.
Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
nama
jabatan
tanda
tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
nama
pejabat dan NIP/NRP
cap
dinas
tembusan
(bila dianggap perlu) 
Tidak ada komentar:
Posting Komentar